オフィスのレイアウトを変更することは、業務効率の向上や、働きやすい環境づくりのために重要です。近年では、リモートワークやオンライン会議の増加にともない、従来のレイアウトが業務に適さないケースも少なくありません。この記事では、オフィスレイアウトを変更する具体的なメリットや、変更に向けた手順をわかりやすく解説します。
- オフィスレイアウト変更のメリットと効果
- レイアウト変更の具体的な手順
- 変更時の注意点と成功のコツ
オフィスレイアウトを変更するメリット
従来は、部門ごとにデスクを集合させて配置するスタイルが一般的でした。しかし、働き方の多様化にともない、レイアウトにも変化が求められています。業務の必要性や社員のニーズに応じたレイアウトを取り入れることで、多くのメリットが生まれます。
業務効率化
オフィスレイアウトを見直すことで、業務効率の向上が期待できます。たとえば、オンライン商談が増加している企業であれば小規模な会議室や個室ブースを増やすことで、商談に集中できる環境を整えられます。
また、業務内容によってはオープンスペースと集中スペースの両方を設けることもおすすめです。そうすることで、社員がその時の業務に応じた場所を選択できるため、作業の効率化が可能です。
このように、業務の特性に合ったレイアウトを採用することで、業務効率を高められるでしょう。
コミュニケーション活性化
レイアウト変更による重要なメリットのひとつが、社員間のコミュニケーションを活性化できる点です。デスクを「島」ではなく「クロス型」に配置するだけでも、人の動線が交差しやすくなり、自然な会話が生まれる環境を作り出せます。
また、オフィスカフェや休憩スペースを設けることも、社員同士の交流を深める有効な方法です。さらに、近年増加しているのがフリーアドレス制の導入です。固定席を設けず、社員が自由に席を選べるため、プロジェクトごとのメンバーが自然に交流しやすくなります。
ブランディングを高める
オフィスのレイアウト変更は、単なる作業性や快適性の向上にとどまらず、企業のブランディング向上にも貢献します。社員が快適に働けるデザインやレイアウトは、社員のモチベーションや愛社精神を高める効果があります。
また、取引先や求職者などの外部関係者が感じる印象も、好意的に変化するでしょう。自社の個性や価値観を反映したエリアを設けることで、他社との差別化を図り、ブランドイメージを強化できます。
オフィスレイアウト変更の成功までの流れ
オフィスレイアウトの変更は、企業の効率性や働きやすさを向上させるための重要なプロセスです。この変更が成功するためには、慎重に計画を立て、段階的に進めることが大切です。ここでは、オフィスレイアウト変更の流れとその成功のためのステップをご紹介します。
オフィスレイアウト変更の目的を明確にする
オフィスレイアウトを変更する際には、オフィス全体で、レイアウトを変更することの目的を明確化しておく必要があります。オフィスレイアウトの変更で期待できるメリットや、変更に伴う、移動などの作業工程の共有がかかせないためです。
オフィスレイアウトの変更には、「業務効率を上げたい」「会議などのスペースをつくりたい」など、目的は会社によって異なります。なぜオフィスレイアウトの変更が必要なのかをはっきりさせることが、オフィスレイアウト変更の成功につながります。オフィスレイアウトの変更を検討する際には、現在のオフィスレイアウトのどこが問題なのかを洗い出していきましょう。
目的の共有と作業効率の向上のため、社内でプロジェクトチームを立ち上げるのも良いでしょう。実際にオフィスを使用する従業員の声を拾いやすく、現状の問題点や改善点を直接反映させることができます。実用的なオフィスレイアウトにするためには、多様な意見を取り入れながら完成させていくことが大切です。
具体的なイメージを共有する
オフィスレイアウトの変更の目的や、現状の問題点や課題が共有できたら、どのようなオフィスにするのかを具体化していきます。
画像イメージをプロジェクトチームで共有し、視覚的にイメージをしやすくすると、よりわかりやすく、具体的な話し合いがしやすくなります。他社の事例や、理想とするオフィス空間の画像などを活用し、話し合いを進めていくと良いでしょう。
また、他社のオフィスを見学できる機会があれば、積極的に利用しましょう。実際に働く人の意見を聞くことで、さらに有益な情報が得られる可能性があります。
内装工事の準備
具体的なイメージを決めたら、内装工事にとりかかります。多くの場合、内装工事業者から見積を取り、工事を依頼するという流れになります。一般的な住宅などの模様替えや改装とは違い、オフィス仕様の変更が必要となるため、従業員のみで実行していくには負担がかかります。効率的に変更していくためには、専門的な知識を持つ業者に依頼すると安心です。
デザインにこだわりがある場合などは、工事を依頼する前に、オフィスデザインやコンセプト制作をする業者に、デザインなどを作成させる場合もあります。
オフィスレイアウトを変更する場合は、注意すべきポイントが多数あります。第一に、業務の効率を上げるための動線を意識した配置を考えることが重要です。そして、動線に配慮した備品や電気機器の配置を決め、機器の位置に合わせた配線工事も必要です。
高度な知識や経験を有する業者に依頼することで、効率的にオフィスレイアウト変更を実現できます。
内装工事業者の選定のポイント
内装工事業者を決めるときには、オフィスの内装を得意としているかをチェックしておきましょう。施工実績が豊富な業者であれば、さらに良いオフィスになるよう、業者側からの提案を受けることもできます。
また、イメージしているデザインに近いデザインを実現できる業者かどうかの見極めも必要です。企業によって、オフィス空間のデザインは多種多様にあり、ナチュラルな雰囲気や、現代的でスタイリッシュな空間など、企業イメージや従業員のニーズなどに合わせて自在に作り上げられます。
得意としているデザインやイメージは業者によってさまざまなため、事前にチェックしておくと良いでしょう。
そして、工事を依頼する際には、オフィス全体を1社に発注するのか、場所や工程などに分けて、別々の業者に発注するのかも決めておかなくてはなりません。別々の業者に発注する場合は、細かいオーダーが通りやすくなる点や、こだわりのある箇所を確実に仕上げてもらえるというメリットはありますが、業者間での調整が必要となり、そのための費用が別途かかったり、打ち合わせの時間を要し、全体的な工期が伸びるといったデメリットも発生します。
工期が長くなればオフィスが使用できなかったり、使用が制限される期間が長引き、業務に少なからず影響が出ます。従業員への負担を考慮しながら、自社にとって最適な業者を選びましょう。
内装工事・オフィスレイアウトの変更実施
施工業者が決まれば、オフィスレイアウトの変更完了までのスケジュールを立てましょう。業者とのコミュニケーションを図りながら、社内で情報共有できるよう、確実に通知や告知を実施します。
作業工程の内容によっては、業務の中断が発生する可能性もあるため、従業員への告知は確実に行いましょう。また、場合によっては一時的なオフィスの移転なども検討します。
オフィスレイアウト変更の工事や作業中は、実施内容に漏れや間違いがないか、常にチェックしておきましょう。また、すべての変更が終了したあとに、当初のオフィスレイアウトの変更目的が達成されているか、社内でフィードバックすることも大切です。
変更目的が達成されていないという結果であれば、改善点はどこかを洗い出し、よりよいオフィス環境となるよう、再検討していきましょう。
オフィスレイアウト変更を依頼する業者を選ぶポイント
オフィスレイアウト変更を成功させるためには、信頼できる業者選びが不可欠です。デザイン力はもちろん、課題解決能力、コスト管理、プロジェクト推進力など、多角的な視点から業者を評価する必要があります。
ここでは、業者選定において特に重要となる4つのポイントを挙げ、それぞれのポイントを詳しく解説します。これらのポイントを押さえることで、自社の目的達成に貢献してくれる最適なパートナーを見つけ出せるでしょう。以下のポイントを参考に、慎重な比較検討を進めましょう。
実績と専門性の確認
オフィスレイアウト変更業者を選ぶうえで、確認すべき最も重要な点は、その業者が持つ「実績」と「専門性」です。具体的には、業者のウェブサイトで公開されている施工事例を確認しましょう。
写真だけでなく、どのような課題に対してどのような提案・施工を行い、どのような効果が得られたのか、具体的なプロセスや成果が記載されているかをチェックします。可能であれば、自社と類似する業種や規模の企業の事例を重点的にチェックするとよいでしょう。
提案力とヒアリング力
理想のオフィス空間を実現するためには、業者の「提案力」と「ヒアリング力」が極めて重要です。
オフィスレイアウト変更の目的は企業によってさまざまです。コミュニケーション活性化、生産性向上など、クライアントの課題を業者側が正確に理解し、それを具体的なデザインに落とし込む能力がなければ、満足のいく結果は得られません。
単に見た目がよいだけでなく、機能性や将来性まで考慮した、本質的な課題解決につながる提案ができるかどうかを評価しましょう。
見積もりの透明性と妥当性
オフィスレイアウト変更業者を選定する際には、提示される「見積もりの透明性」と「金額の妥当性」をチェックする必要があります。レイアウト変更には多額の費用がかかるため、何にいくらかかっているのかが不明瞭な見積もりは、後々のトラブルや予算オーバーの原因になります。
具体的には「大ざっぱな項目が多い（〇〇一式など）」「諸経費の内訳が不明確」などの見積もりは注意が必要です。依頼を検討する際は、必ず複数社から見積もりを取り、提示金額の正当性を確認しましょう。
アフターフォローと保証体制
オフィスレイアウト変更を依頼する業者を選ぶ際には「アフターフォロー」の内容と「保証体制」がどのようになっているかを確認してください。
なぜなら、オフィスは完成・引き渡し後から実際に運用が始まるため、施工直後には気づかなかった不具合が発生したり、実際に使ってみて微調整が必要になったりするケースがあるからです。
引き渡し後も責任を持って対応してくれる、充実したアフターフォローと明確な保証体制を持つ業者を選ぶことが、長期的な安心感につながります。
まとめ
オフィスレイアウトの変更は、働きやすさを向上させ、コミュニケーションや業務の効率化を図るための効果的な手段です。デザイン性だけでなく、業務内容や企業文化に合った、実用性を兼ね備えたレイアウトを目指すことも重要です。変更を成功させるためには、現状の課題を洗い出し、なぜレイアウトを変更するのか、目的を明確化することを意識する必要があります。しっかりと検討・計画し、理想のオフィス空間を実現してください。
