オフィス移転は課題解決の一手ではありますが、費用や時間の負担が大きく、慎重な検討が必要です。移転の目的を明確にしなければ十分な効果は得られません。本記事では、移転を検討中の企業に向けて、よくある移転理由や成功させるためのポイントを紹介し、施策検討の参考となる情報を提示します。
オフィス移転はなぜ行われる？
オフィス移転で課題解決や生産性向上を目指すには、まず移転の理由と目的、そしてその達成手段を明確にすることが重要です。移転には多くのコストや時間、労力がかかるため、目的が曖昧なまま進めてしまうと、かえって企業にとってマイナスになる可能性があります。
たとえば、手狭さの解消を目的としながら家賃や立地を優先しすぎた結果、十分な面積を確保できないといった事態も起こり得ます。目的を最優先に据え、解決したい課題にしっかりと優先順位をつけることで、移転先選びやレイアウト設計も円滑に進められることでしょう。
オフィス移転の主な理由
オフィス移転の理由としては、従業員増加への対応、生産性やモチベーションの向上、人材確保、ブランディング、新しい働き方への対応、コスト削減、オフィスの集約・分散、カーボンニュートラルへの取り組みなどが挙げられます。従業員数の増加に伴う移転は成長企業にとって有効であり、快適な環境整備は従業員満足度の向上にもつながります。
また、立地や設備、デザイン性の高いオフィスは採用活動における大きな魅力です。これは、企業イメージの向上にも寄与します。さらに、テレワークやハイブリッドワークの普及により、オフィス規模の見直しやフリーアドレス化を目的とした移転も増えています。移転による賃料や光熱費の削減は、長期的なコスト削減にも効果的です。加えて、オフィスの集約は部署間の連携強化に、分散はBCP対策としてのリスク分散に役立ちます。
オフィス移転の流れ
オフィス移転を円滑に進めるためには、全体の流れと各段階で必要な対応を事前に把握しておくことが重要です。一般的なオフィス移転は「移転計画の立案」「レイアウト・家具の決定」「各種業者の手配と引越し作業」「各機関での手続き」という流れで進みます。
移転計画の立案
まず、移転計画の立案では、移転の目的や条件を明確にし、それに合った物件選定をおこないます。同時に移転スケジュールの検討も欠かせません。現オフィスの解約予告は数か月前に必要で、取り消しができない場合が多いため、移転先の入居日や引越し日程、原状回復工事まで含めた全体計画を立てる必要があります。現オフィスの引き払い作業や原状回復にかかる費用・期間も、あらかじめ計画に盛り込むことが大切です。
レイアウト・家具の決定
次に、移転先オフィスが決まったら、図面をもとにレイアウトや導入家具を検討します。移転目的を達成できる設計を意識し、新しい働き方に対応する場合はフリーアドレスを想定した動線設計やデスク数の調整なども考慮します。また、既存家具を継続利用するか、新規購入・リースに切り替えるかといった判断も必要です。
各種業者の手配と引越し作業
続いて、内装工事や引越し、家具の搬入などを担当する各種業者を手配し、移転作業を進めます。工事立ち合いや作業が円滑に進むよう、従業員への事前周知や役割分担、取引先への住所変更連絡をおこない、混乱を防ぎましょう。
各機関での手続き
最後に、オフィス移転に伴う各種行政手続きを忘れずに対応しましょう。消防署、税務署、労働基準監督署、法務局、年金事務所、郵便局、警察署などへの届け出が必要で、提出期限が定められているものもあります。管轄変更によって書類内容が変わる場合もあるため、チェックリストを作成し、漏れのない対応を心がけることが重要です。
オフィス移転を成功させるには
オフィス移転を成功させるためには、計画や進め方にいくつかの重要なポイントがあります。
プロジェクトチームの結成
まず重要なのが、オフィス移転のためのプロジェクトチームを結成することです。移転は全従業員に影響する取り組みであるため、特定の部署だけで進めるのではなく、複数の部署からメンバーを集め、タスクごとに担当者を明確にします。
現場の意見を取り入れることで、新オフィスに求められている要素や移転の目的が明確になり、従業員が納得しやすい計画を立てることができます。独断的な判断で進めると、目的を達成できないばかりか、移転作業自体が混乱する恐れがあるため注意が必要です。
スケジュールに余裕を持たせる
次に、移転スケジュールには十分な余裕を持たせることが大切です。オフィス移転では工事業者やビルオーナーとの調整、各種手続きなど、自社だけではコントロールできない要素が多く存在します。予定どおりに進まないケースも想定し、通常業務に支障が出ないよう余裕をもった計画が求められます。一般的に、オフィス移転には少なくとも半年程度かかるとされているため、解約予告日から逆算してスケジュールを組み立てることが重要です。
補助金・税制優遇制度の活用
さらに、補助金や税制優遇などの制度を活用することで、移転費用を抑えることができます。移転時には引越し費用や内装工事費、原状回復費など多くのコストが発生するため、国や自治体が提供する補助金制度を事前に確認しておくと安心です。ものづくり補助金や地方拠点強化税制など、条件に合えば大きな助けとなります。
オフィス移転専門業者の活用
加えて、オフィス移転を専門とする業者を利用することも成功の鍵です。物件探しやレイアウト設計など専門性の高い分野を任せることで、より質の高いオフィスづくりが可能になります。複数社から見積もりを取り、実績やサービス内容を比較したうえで、自社に合った業者を選ぶことが望ましいでしょう。
まとめ
オフィス移転は、単なる場所の変更ではなく、企業が抱える課題を解決し、成長を後押しするための重要な経営判断です。従業員増加への対応や生産性向上、人材確保、ブランディング、新しい働き方への適応、コスト削減など、その目的は多岐にわたりますが、いずれの場合も「なぜ移転するのか」を明確にすることが成功の第一歩となります。目的を定め、優先順位を整理したうえで計画を立てることで、物件選びやレイアウト設計、移転後の効果も最大化できます。また、移転計画から手続きまでを見据えた十分なスケジュール管理、社内横断のプロジェクトチームの結成、補助金や税制優遇の活用、専門業者の力を借りることも成功の重要な要素です。これから移転を検討する企業にとって、この記事が最適な判断を下すための指針となれば幸いです。
