オフィスのレイアウトを変更することは、業務効率の向上や、働きやすい環境づくりのために重要です。近年では、リモートワークやオンライン会議の増加にともない、従来のレイアウトが業務に適さないケースも少なくありません。この記事では、オフィスレイアウトを変更する具体的なメリットや、変更に向けた手順をわかりやすく解説します。
オフィスレイアウトを変更するメリット
従来は、部門ごとにデスクを集合させて配置するスタイルが一般的でした。しかし、働き方の多様化にともない、レイアウトにも変化が求められています。業務の必要性や社員のニーズに応じたレイアウトを取り入れることで、多くのメリットが生まれます。
業務効率化
オフィスレイアウトを見直すことで、業務効率の向上が期待できます。たとえば、オンライン商談が増加している企業であれば小規模な会議室や個室ブースを増やすことで、商談に集中できる環境を整えられます。
また、業務内容によってはオープンスペースと集中スペースの両方を設けることもおすすめです。そうすることで、社員がその時の業務に応じた場所を選択できるため、作業の効率化が可能です。
このように、業務の特性に合ったレイアウトを採用することで、業務効率を高められるでしょう。
コミュニケーション活性化
レイアウト変更による重要なメリットのひとつが、社員間のコミュニケーションを活性化できる点です。デスクを「島」ではなく「クロス型」に配置するだけでも、人の動線が交差しやすくなり、自然な会話が生まれる環境を作り出せます。
また、オフィスカフェや休憩スペースを設けることも、社員同士の交流を深める有効な方法です。さらに、近年増加しているのがフリーアドレス制の導入です。固定席を設けず、社員が自由に席を選べるため、プロジェクトごとのメンバーが自然に交流しやすくなります。
ブランディングを高める
オフィスのレイアウト変更は、単なる作業性や快適性の向上にとどまらず、企業のブランディング向上にも貢献します。社員が快適に働けるデザインやレイアウトは、社員のモチベーションや愛社精神を高める効果があります。
また、取引先や求職者などの外部関係者が感じる印象も、好意的に変化するでしょう。自社の個性や価値観を反映したエリアを設けることで、他社との差別化を図り、ブランドイメージを強化できます。
オフィスレイアウトの変更手順
オフィスレイアウトの変更を成功させるには、目的の明確化と慎重な計画が不可欠です。目的を見失ったまま進めてしまうと、期待していた効果が得られず、業務効率や職場環境の改善に結びつかない可能性があるからです。ここでは、レイアウトの変更手順について解説します。手順に沿って慎重に進めてください。
課題抽出
最初は、オフィスレイアウト変更の目的を定めることからスタートしましょう。社員の意見を収集したり、ヒアリングやアンケートを実施したりして、現行のオフィスにどのような課題があるのかを顕在化させます。
課題を最初に明確化しておくことで、レイアウト変更の目的を具体的に設定でき、検討過程で軸がぶれることを防げます。
業者選定
次に、レイアウト変更を専門的にサポートしてくれる業者を選びます。オフィスのレイアウト変更は専門知識が必要であり、自社だけで対応するのはむずかしい場合が多いためです。選定のためには、業者の過去の施工事例をチェックしましょう。
また、業者によって得意分野が異なるため、レイアウト変更の目的に合った業者を選びます。実績が豊富であり、得意分野での変更であれば、ニーズに合った提案を期待できます。さらに、費用が予算内に収まるかを確認することも重要です。
レイアウト決定
業者が決まったら、具体的なデザインとレイアウトの検討に入ります。理想のオフィスを実現するため、業者と密に議論し、要望を共有することが大切です。オフィスエリアのレイアウトは「対向型」や「背面型」など複数の形式があります。
それぞれにメリットとデメリットがあるため、レイアウト変更の目的に最適な形を選ぶことが求められます。さまざまなオフィスレイアウトの形があるため、以下の記事も参考にしてみてください。
スケジュール立案
デザインとレイアウトが固まったら、具体的なスケジュールを検討しましょう。業者と綿密に打ち合わせを行い、作業日程を調整・確定します。施工期間中の業務への影響を最小限に抑えるためにも、従業員に作業日などの周知を徹底することが大事です。
施工
週末の土日を利用するなど、休日中に工事を進めるケースが一般的です。また、大規模なリノベーションを含む場合には、複数回の工事や長期休暇期間の活用も検討しましょう。
進捗の都度、希望通りの仕上がりになっているかを確認すると、計画とのブレを発見できて安心です。そして、必要があれば適宜修正を依頼しましょう。
まとめ
オフィスレイアウトの変更は、働きやすさを向上させ、コミュニケーションや業務の効率化を図るための効果的な手段です。デザイン性だけでなく、業務内容や企業文化に合った、実用性を兼ね備えたレイアウトを目指すことも重要です。変更を成功させるためには、現状の課題を洗い出し、なぜレイアウトを変更するのか、目的を明確化することを意識する必要があります。しっかりと検討・計画し、理想のオフィス空間を実現してください。
