オフィスを移転するときにかかる期間は、企業規模や移転先の都合によって異なるので、状況に応じて計画的に進めていく必要があります。そのため、スムーズにオフィスの移転を進めるために、期間の目安や流れ、スケジュールなどを把握しておくことが大切です。そこで今回は、オフィス移転に必要な期間やスケジュールの目安を解説します。
CONTENTS
オフィス移転に必要な期間の目安
一般的に、新しいオフィスへ移転するためには6か月度が目安とされています。ただし、6か月というのはあくまで目安であり、企業の規模や移転先の準備状況、移転に伴う手続きの進み具合などによって変化します。そのため、実際の状況に応じた柔軟なスケジュール管理が重要です。
移転準備の第一歩として、少なくとも6か月前には準備の流れを把握し、必要な準備を進めていくのがおすすめです。この段階では、現オフィスのオーナーに解約通知を出すといった手続きが必要になるでしょう。
ただ、オフィス移転はスケジュール通りに進むとは言い切れません。新オフィスの内装工事が予定通りに進まない場合や、移転先のテナント契約が遅れるといったことが想定されます。
そのため、6か月が目安だからといってゆっくりと準備を始めるのではなく、トラブルが起きても落ち着いて対応できるように余裕を持ったスケジュールを設定するようにしましょう。
オフィス移転は、単なる引っ越しではなく、企業の運営にも大きな影響を与える一大イベントです。余裕を持ったスケジュールを設定し、各工程を丁寧に進めることで、移転後の業務がスムーズに開始できるようになります。
オフィス移転前のスケジュールの目安
移転作業にはさまざまな工程が必要であり、それぞれの段階で適切な準備と対応が必要です。ここでは、オフィス移転前の主なスケジュールの目安について解説します。
移転プロジェクトチームの立ち上げ
まず、移転プロジェクトのチームを立ち上げることが最初のステップです。移転に関する全体の計画を監督し、各部門との連携を図る役割を担います。責任者を明確にし、プロジェクトの進行状況を定期的に確認することで、計画が順調に進みやすくなるでしょう。
オフィス管理者への解約通知の提出
次に、現在使用しているオフィスの管理者に対して解約通知を出す必要があります。解約通知を出すのは移転日の6か月前が目安ですが、契約条件によって異なるため、あらかじめ確認しておきましょう。通知が遅れると余分な賃料が発生する可能性があるため、注意が必要です。
移転スケジュール・業者の選定
次に、移転のスケジュールを決め、オフィス移転を依頼する業者を選定します。移転には、引っ越し業者な内装業者などさまざまな業者に依頼を行う必要があるため、信頼できる業者を見つけておくことが大切です。
新オフィスのレイアウトを決める
依頼する業者が決まったら、新しいオフィスのレイアウトを決めるのが次のステップです。デスクやや会議室、休憩スペースの配置を考え、社員が快適に働ける環境を整えましょう。また、新オフィスで使用する什器やセキュリティシステムの手配もこの段階で進める必要があります。
新オフィスの内装・照明の計画を進める
さらに、新オフィスの内装や照明の計画なども進めていきましょう。工事計画が遅れると移転全体がスムーズに進まなくなるため、打ち合わせは余裕を持って行うことが大切です。
それと同時に、取引先や関係者に対してオフィス移転の連絡を行い、新しい住所や連絡先を共有しておくとよいでしょう。そして、移転当日に向けて、必要な行政手続きや契約書類の整備を済ませておきます。最後に、引っ越し作業を行います。
オフィス移転後のスケジュールの目安
オフィス移転後、スムーズに業務を再開するために、移転後のスケジュールについても確認しておきましょう。
旧オフィスの原状回復工事
まず、旧オフィスの原状回復工事を行う必要があります。オフィスを退去する際には、借りた状態に戻す「原状回復」が契約条件に含まれている場合がほとんどです。
壁や床の補修、もともとなかった設備を追加した場合は撤去を行うといった作業が必要です。事前に業者と打ち合わせを行い、契約内容に沿った現状工回復工事を進められるよう準備しておきましょう。
各種住所変更手続き
次に、移転に伴い銀行口座やクレジットカードの住所変更手続きを進めます。住所変更を行わなければ、書類などが旧オフィスに届いてしまう可能性があるため、漏れや間違いのないよう手続きを行ってください。
移転届の提出
さらに、移転後に必要な届出も忘れず提出しましょう。法人の本店所在地を変更した場合は、2週間以内に法務局へ本店移転登記申請を行う必要があります。
オフィス移転はただ場所を移転させることがゴールではなく、移転前後の適切な準備と手続きを行ったうえで完結します。しっかりとスケジュールを立て、計画的に対応していきましょう。
オフィス移転を行うべきタイミングは？
きれいなオフィスで働くことが社員のやる気につながると考え、オフィス移転を検討している企業もございます。移転のきっかけは企業の状況や考え方によってさまざまですが、企業にとって適切なタイミングでの移転を見極めることが大切です。
オフィス移転にかかる時間や経費を無駄にしないためにも、移転に適したタイミングについて紹介してまいります。
オフィス移転を検討するタイミング
検討するタイミングのひとつに、将来的な観測も含めてオフィスで働く社員の増減があるときに、オフィス移転をおすすめします。増員で手狭な場合はもちろんですが、社員の減少でしばらくオフィスを持て余している場合は、賃料を余計に払うことになるため、コストや作業効率という点を考慮するとよいでしょう。
2つ目にオフィスの老朽化が気になり始めて、移転を考える企業もございます。地震や火災といった災害リスクを下げるという点で、築年数の新しいオフィスへ移転することは、社員の安全を守るために欠かせません。
3つ目は現在のオフィス契約を更新する1年前です。一般的な住宅の引っ越し同様に、契約更新のタイミングで移転先を確保しておき、現在契約している物件との契約を解除することで、余計な手続きや経費の負担を軽減できます。
住宅の引っ越しとは異なり、規模も大きくさまざまな準備が必要なため、契約更新の1年〜1年半前に、移転を検討しておくことがポイントです。ほかにも企業のイメージ戦略や周辺環境の問題なども考慮し、企業にとって良い移転のタイミングを見つけましょう。
オフィス移転におすすめの時期
スムーズな移転をするためには、適切な時期に引っ越すことが大切です。オフィス移転を実行するタイミングとして、おすすめ時期をご紹介します。
年始の1月〜3月は、多くの企業が決算期であるため、移転を合わせることで経費削減につなげられます。年度が切り替わる4月から、新しいオフィスで働けるという点もメリットです。
次に6月〜8月は移転業者の閑散期にあたるため、予約が取りやすいうえに、夏季の大型連休を利用してスムーズに移転を進められるでしょう。繁忙期を避けて依頼することで、人員を確保しやすいほか、コストを抑えられる可能性もあります。
大型連休前後に合わせて移転の予定を組むのも、おすすめです。5月や9月はゴールデンウィークやシルバーウィークを活用できて良いタイミングですが、移転業者の繁忙期に重なることもある点には注意しましょう。
移転業者の閑散期とお盆が重なる8月、年末年始の休暇と決算期が合う1月など、かけられる経費や忙しさに合わせて、予定を組むことが重要です。
オフィス移転でかかる費用の内訳
オフィスの規模や従業員の人数により数字は大きく異なりますが、数百万円～数千万円単位の費用がかかると言われています。経費を有効に活用するためにも、オフィス移転に必要な費用の内訳を知っておきましょう。
今回は大きく二つのポイントに分けて、一般的なオフィス移転費用の内訳を紹介します。
新しい環境づくりにかかる費用
新しいオフィスについては、不動産取得費用と環境構築のためにかかる費用で大きく分けられます。
契約するオフィスの条件によりさまざまではありますが、不動産取得費用は前賃料、敷金・礼金、火災保険料、仲介手数料が主な内訳です。環境整備費用としては、内装工事や什器購入、インフラ工事などが挙げられます。
OA機器や大型家具の運搬は破損やケガの危険があるため、引っ越し業者に依頼するということも考慮して、経費を振り分けられるようにしましょう。
忘れてはいけない旧オフィスの費用
新しいオフィスの準備や引っ越し費用だけではなく、旧オフィスを退去する際に必要な経費があることも覚えておきましょう。オフィスを入居時の状態へと修復するための、原状回復工事が一般的に定められています。
契約しているオフィスビルにより、工事の指定業者が決まっていることもあるため、退去時の契約について前もって確認しましょう。内容次第で工事費用を抑えられるポイントが見つかる可能性もございます。
原状回復工事とあわせて、什器や書類、電子機器を廃棄するための経費を用意することも押さえておきましょう。
効率的にオフィス移転を成功させるには
オフィスの移転には会社の大切な費用がかけられるだけではなく、貴重な時間も移転作業に割くことになります。費用と時間を有効利用し、効率よくオフィス移転を進めるために欠かせないポイントを見ていきましょう。
オフィス移転の目的を明確化
オフィスの移転を成功させるためには、移転の目的を明確にすることが重要なポイントです。当たり前のことに思われますが「契約更新時期のため」「働く環境を変えたい」といった理由を掘り下げ、移転後に解決したい課題をはっきりさせておくことで、予定や予算が組みやすくなります。
現在のオフィス利用にかかっている経費を抑えたい場合や、営業しやすい立地に移転したい場合など、目的に応じて新しいオフィスの見つけ方も変わるでしょう。オフィスの移転は企業戦略の一部である施策のため、経営陣と移転にまつわる内容のすり合わせをすることが必要です。
普段からオフィスで働いている社員の意見を聞き取ることも、忘れてはいけません。実際に働きやすい環境をつくるには、どのようなポイントを押さえる必要があるのか調査し、社員のやる気が向上するようなオフィスを目指しましょう。
厳密なスケジュール管理
時間のかかるオフィス移転を成功させるためには、事前に詳細なスケジュールを組み立て、タスク管理をすることが大切です。一般的なオフィス移転にまつわる作業は、6か月ほどかかると考えられています。
解約や原状回復についての確認や新たな移転先の選定などの作業を、6か月前から始める想定であるため、移転の目的をすり合わせる会議などは6か月以上前に終えておきましょう。オフィス移転時には、法務局や税務署などへの届け出が必要になり、各種手続きの期限が守れるように気を付けてください。
スケジュールに余裕がある状態で進められるように、タスクを組むこともポイントです。長期の準備期間中には、トラブルが発生したり進行にズレが生じたりすることもあるため、柔軟に対応できる体制を整えることがリスク対策になります。
余裕のあるスケジュールとタスク管理で、快適なオフィス移転を目指しましょう。
オフィス移転業者選びのポイント
スムーズなオフィス移転を実現するためには、適切な業者を選ぶことが重要です。ここでは、業者選びの際に確認すべきポイントを紹介します。
業者の実績
業者の実績を確認することは、重要なポイントのひとつです。豊富な実績を持つ業者は、過去の経験を活かし、スムーズな移転をサポートしてくれます。
とくに、自社と同じ業界や規模の移転を手掛けた実績は、適切な対応が期待できます。トラブルが発生した際の対処方法も心得ているため、安心して任せられるでしょう。
また業者のホームページの施工事例や導入実績の写真、利用企業の評価を参考にすることで、業者の得意分野や対応力が見えてきます。
サービスの内容
移転業者の提供するサービスは、それぞれ異なります。基本的な引っ越し作業だけでなく、オフィスのレイアウトや内装工事、ITインフラ構築、原状回復など、サービスが多岐に分かれます。
自社のニーズに合ったサービスを提供しているか、確認することも大事なポイントです。たとえば、荷物の運搬だけを依頼する場合と、移転に関わるすべての業務をワンストップで任せたい場合では、選ぶべき業者が異なります。
移転に伴う作業の負担を軽減するためにも、移転業者に依頼する作業と、自社でできる作業を洗い出すことで費用を抑えられるでしょう。
アフターフォローのサービス体制
移転後に発生する問題への対応力も、業者選びの重要なポイントです。アフターフォローの充実度を比較し、トラブル時にも安心して相談できる業者を選びましょう。
たとえば、移転後にオフィスのレイアウトを調整する必要が出たり、ネットワーク機器の接続トラブルが発生したりすることがあります。こうした問題に対応してくれる業者であれば、業務への支障を最小限に抑えられます。
アフターフォローは業者によって異なり、定期的なメンテナンスを提供するところもあれば、移転後の専用サポート窓口を設けているところもあります。契約前にどのようなサービスが受けられるかを確認し、自社のニーズに合ったフォロー体制が整っている業者を選ぶことで、移転後も快適なオフィス環境を維持できるでしょう。
まとめ
今回は、オフィスの移転に必要な期間の目安やスケジュールについて解説しました。オフィスの移転にかかる期間の目安は約6か月ですが、企業の規模や移転先、旧オフィスとの契約状況などで、かかる期間が異なります。そのため、まずはオフィス移転前と移転後の流れやどのような手続きが必要なのかを把握し、状況に応じてオフィス移転を進めていきましょう。なお、オフィス移転は余裕を持って期間を設定しておくことも大切です。機関に余裕を持つことで、トラブルが起こっても対処しやすくなります。
